Lyon est une ville très attractive aussi bien pour les touristes que pour les entreprises pour qui elle propose de nombreuses possibilités d’accueillir des séminaires. En effet, quel que soit le type de séminaire recherché, il est possible de trouver l’endroit idéal grâce au large choix de lieux proposés par la ville. Dans cet article, nous allons donc vous présenter les différentes étapes d’organisation d’un séminaire à Lyon.
Sommaire :
Choisir le bon lieu pour son séminaire
Il est important de bien choisir le lieu de votre séminaire car c’est ce qui va déterminer le succès de votre événement. Ainsi, vous devez prendre en compte plusieurs critères :
- Le budget alloué : Il est important de bien connaître votre budget pour savoir quel types de lieux vous pouvez louer et quels services sont inclus.
- La taille du groupe : Le nombre de personnes susceptible de participer à votre séminaire est un facteur important à prendre en compte car beaucoup de lieux ne peuvent accueillir que jusqu’à un certain nombre de personnes.
- Les activités proposées : Vous devrez également vérifier si le lieu choisi peut répondre aux exigences liées aux activités proposées (espace suffisant, matériel nécessaire, etc).
Heureusement, Lyon propose de nombreux lieux adaptés à tous types de séminaires qui sauront satisfaire vos besoins. Citons par exemple la Bourse du travail, l’Espace Tête d’Or ou encore les Salons Opera. De plus, ces lieux mettent généralement à disposition du matériel audiovisuel et informatique permettant d’organiser facilement des présentations, des ateliers, etc.
Organiser le programme de votre séminaire
Une fois le lieu choisi, vous devrez passer à l’étape suivante : l’organisation du programme. Pour cela, vous devez prendre en compte plusieurs facteurs :
- La durée et le contenu général : Vous devez définir la durée approximative de votre séminaire ainsi que le contenu général pour adapter le programme en fonction.
- Les intervenants : Vous devez également définir les intervenants invités à votre séminaire et leur fournir les informations nécessaires à leur préparation.
- Les activités proposées : Vous devez alors élaborer le planning des activités proposées selon la durée et le contenu général du séminaire.
Rappelez-vous qu’il est important de planifier les sessions et les pauses afin que tous les participants puissent profiter pleinement de votre séminaire.
Gérer la logistique et promouvoir votre séminaire
Une fois le programme établi, vous devez maintenant vous occuper de la logistique et de la promotion du séminaire. Pour cela, vous devrez :
- Fournir aux participants les informations nécessaires à leur préparation (lieu, date, heure, agenda, etc).
- Vérifier que le lieu est bien équipé (matériel audiovisuel et informatique, consommables, etc).
- Promouvoir votre séminaire en créant un site web, un blog ou encore une page sur les réseaux sociaux.
N’oubliez pas de demander à des professionnels de gérer le secrétariat durant le séminaire et d’assurer le bon déroulement des activités proposées.
Conclusion
Vous savez maintenant comment organiser un séminaire à Lyon. N’oubliez pas qu’il est important de bien choisir le lieu, de planifier le programme et de gérer la logistique et la promotion de votre séminaire. Avec un peu de patience et de persévérance, vous êtes sûrs de réussir !